Tuỳ theo ý đồ và cách set-up với mỗi sự kiện của đơn vị tổ chức mà không gian sự kiện có thể được chia thành nhiều khu vực khác nhau, tuy nhiên dù là sự kiện nào cũng cần đảm bảo các khu vực bắt buộc không thể thiếu
Khu vực đón tiếp
Khu vực này bao gồm cổng chào, bàn tiếp tân, sảnh đón tiếp. Tại các hội nghị, sự kiện, thông thường quầy lễ tân sẽ được đặt ở ví trí sảnh vào phòng họp/ hội trường để khách mời dễ nhận biết. Thông thường khu vực này sẽ có PG chào khách, nhận thông tin từ khách hàng, phát các tài liệu, thẻ đại biểu, hoa cài ngực cho khách mời, giúp khách ổn định chỗ ngồi nếu cần thiết. Backdrop cũng là một hạng mục thường có tại khu vực này
Khu vực để xe của khách mời
Khu vực để xe không phải là khu vực chính của sự kiện, nhưng lại đóng vai trò rất quan trọng để giúp khách tham gia cảm thấy thoải mái hơn. Một sự kiện không có chỗ để xe sẽ là một bất tiện và là một điểm trừ lớn. Khu vực để xe nếu ở ngoài trời thì đơn vị tổ chức cũng cần tính toán đến yếu tố thời tiết, bố trí mái che hoặc bảo vệ trông coi để đảm bảo an toàn cho xe của khách.
Các lối đi lại
Không gian sự kiện cần bố trí các lối đi lại cần thiết, đủ để di chuyển cho khách mời và các đơn vị tổ chức. Không gian quá chật chội sẽ gây mất thẩm mỹ, dôngd thời gây khó khăn cho việc đi lại.
Khu vực kỹ thuật
Đây là khu vực dành riêng cho đội ngũ BTC sự kiện, nơi điều khiển các hoạt động trong chương trình. Khu vực này cần được ngăn cách với khu vực diễn ra sự kiện.
Khu vực triển khai sự kiện
Đây là khu vực diễn ra các hoạt động chính trong sự kiện, chiếm phần lớn diện tích trong không gian sự kiện. Toàn bộ các khách mời sẽ dồn về khu vực này trong suốt sự kiện. Sân khấu là bắt buộc tại khu vực này.
Khu vực cung cấp các dịch vụ khác
Các dịch vụ khác có thể bao gồm: ăn uống, lưu trú, WC… Nếu sự kiện diễn ra ở không gian ngoài trời không có sẵn các cơ sở vật chất này thì đơn vị tổ chức cần lên phương án và cung cấp các dịch vụ lưu động. Dù không phải khu vực chính nhưng đây cũng là cơ sở để đánh giá tính chuyên nghiệp của đơn vị tổ chức, cũng như tạo sự thoải mái cho khách tham gia.
Lối thoát hiểm và xử lý tình huống khẩn cấp
Đơn vị tổ chức cần dự tính lối thoát hiểm và các tình huống khẩn cấp có thể xảy ra phòng các trường hợp không mong muốn.
CIB MEDIA- TRAO GIÁ TRỊ, NHẬN NIỀM TIN
Quý khách hàng có nhu cầu tư vấn dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói chuyên nghiệp, sáng tạo, độc đáo, hiệu quả. Vui lòng liên hệ để được tư vấn:
CÔNG TY CỔ PHẦN TRUYỀN THÔNG VÀ SỰ KIỆN CIB VIỆT NAM
Địa chỉ: Số 6 Ngõ 354 Trần Khát Chân- P. Thanh Nhàn – Q. Hai Bà Trưng – Hà Nội.
Hotline: 0983773386 – 0983312328
Website: cibmedia.com.vn
Email: cibmedia68@gmail.com
Fanpage: https://www.facebook.com/Sukienchuyennghiep86
