Lựa chọn phòng tổ chức hội nghị tại khách sạn tổ chức sự kiện.
Ngày nay khách sạn thường là địa điểm lý tưởng được các eventer lựa chọn làm nơi tổ chức sự kiện, các buổi giới thiệu, quảng cáo. Tuy nhiên, trên khắp các tỉnh thành và các thành phố lớn lại có vô số các loại hình khách sạn khác nhau khiến cho việc lựa chọn một khách sạn phù hợp với sự kiện của mình càng trở nên khó khăn. Chính vì hiểu được khó khăn này nên CIB Media xin chia sẻ cùng các bạn một số kinh nghiệm lựa chọn phòng hội nghị khách sạn lý tưởng và tránh những sai sót không đáng có để tổ chức sự kiện của mình.
1. Xác định rõ mục đích của sự kiện
Mỗi sự kiện, hội nghị đều có một nội dung, kịch bản chương trình khác nhau. Để chọn được phòng hội nghị khách sạn phù hợp thì mỗi đơn vị cần phải xác định được mục đích tổ chức sự kiện, hội nghị là gì. Ví dụ: Nếu là hội nghị tiếp đón các đối tác làm ăn quan trọng cùng hợp tác kinh doanh… thì phòng tổ chức hội nghị khách hàng phải mang đẳng cấp sang trọng, lịch sự 4 hay 5 sao. Ngược lại, nếu đó là sự kiện cho nhân viên trong công ty với mục đích gắn kết tinh thần đoàn kết thì cần một không gian ấm cúng, đơn giản nhưng hiện đại, …
Như vậy, việc xác định được mục đích của hội nghị có vai trò vô cùng quan trọng trong việc đưa ra quyết định lựa chọn phòng hội nghị tại khách sạn nào cho phù hợp nhất, giúp cho các doanh nghiệp khoanh vùng được đối tượng lựa chọn của mình.
2. Xác định kịch bản cho hội nghị
Việc xây dựng kịch bản cho hội nghị rất quan trọng, kịch bản của mỗi sự kiện sẽ bao gồm khâu chuẩn bị về sân khấu, hội trường, các tiết mục biểu diễn,…Một sự kiện có biểu diễn âm nhạc không thể tổ chức trong phòng hội nghị có sân khấu nhỏ. Hay buổi lễ giới thiệu mỹ phẩm không thể tổ chức trong căn phòng không đủ ánh sáng,…. Các eventer phải dựa vào đó mà ra quyết định lựa chọn cho hợp lý. Chính vì vậy, nội dung, kịch bản của mỗi sự kiện cũng ảnh hưởng không nhỏ đến việc lựa chọn địa điểm, không gian của sự kiện đó.
3. Xác định quy mô hội nghị
Xác định quy mô của hội nghị là một trong những yếu tố cần phải chú ý đến để việc thuê địa điểm trở lên dễ dàng hơn.Việc tính toán chính xác số lượng khách mời tham dự, số lượng bàn tiệc bao nhiêu … sẽ phản ánh quy mô của sự kiện đó. Với các sự kiện quy mô lớn mang tầm cỡ quốc gia thì chắc chắn chúng ta phải lựa chọn phòng hội nghị lớn để có đủ sức chứa, tránh tình trạng thuê địa điểm nhỏ không phù hợp với quy mô của sự kiện. Việc này sẽ phản ánh sự không chuyên nghiệp cho các nhà tổ chức sự kiện, để lại ấn tượng không tốt cho các khách mời tham dự. Ngược lại, nếu quy mô sự kiện nhỏ thì không cần thiết thuê một phòng hội tại khách sạn quá lớn, vừa lãng phí lại không có sự kết nối…
4. Lựa chọn nơi thuê phòng hội nghị uy tín
Việc lựa chọn nơi thuê phòng hội nghị uy tín, chất lượng nhưng giá cả lại hợp lý là điều không dễ đối với các công ty, doanh nghiệp tự liên hệ và làm việc với các nhà hàng, khách sạn. CIB Media là đơn vị cung cấp sự kiện chuyên nghiệp chuyên làm việc trực tiếp với các nhà hàng, khách sạn, chính vì vậy giá cả có nhiều ưu đãi hơn. Các công ty, doanh nghiệp hoàn toàn yên tâm khi giao trách nhiệm lựa chọn địa điểm tổ chức cho CIB media.
Quý khách hàng có nhu cầu tư vấn dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói chuyên nghiệp, sáng tạo, độc đáo, hiệu quả. Vui lòng liên hệ để được tư vấn: (để xem thêm sự kiện bấm tại đây)
CÔNG TY CỔ PHẦN TRUYỀN THÔNG VÀ SỰ KIỆN CIB VIỆT NAM
Địa chỉ: Số 6 Ngõ 354 Trần Khát Chân- P. Thanh Nhàn – Q. Hai Bà Trưng – Hà Nội.
Điện thoại: 02420235533- 0983773386 – 0983312328
Website: cibmedia.com.vn
Email: cibmedia68@gmail.com
