Lễ tri ân khách hàng là một hình thức tổ chức sự kiện của các công ty, tổ chức nhằm bày tỏ sự cảm ơn sâu sắc đến các khách hàng, đối tác vì đã đồng hành cùng công ty trong suốt quá trình hoạt động. Đây là dịp để công ty, tổ chức củng cố mối quan hệ với các khách hàng, đối tác thân thiết; thu hút đối tượng khách hàng tiềm năng; quảng bá hình ảnh, thương hiệu công ty,…Chính vì vậy hội nghị, lễ tri ân khách hàng là một hình thức quan trọng đối với các doanh nghiệp.
QUY TRÌNH TỔ CHỨC HỘI NGHỊ – LỄ TRI ÂN KHÁCH HÀNG
Xác định mục đích tổ chức
Đây được xem là yếu tố quan trọng giúp bạn xây dựng lên kế hoạch tổ chức chương trình hội nghị tri ân khách hàng tốt nhất và hiệu quả nhất. Hầu hết, với tất cả các buổi hội nghị khách hàng đều có mục đích là bày tỏ sự tri ân tới khách hàng, tạo nên mối quan hệ thân thiết đối với khách hàng, đối tác. Bên cạnh đó, đây cũng là dịp để doanh nghiệp đó truyền thông, quảng bá thương hiệu… giúp sản phẩm doanh nghiệp đến gần hơn với khách hàng tiềm năng.
Xác định thời gian và địa điểm tổ chức
Lời khuyên bổ ích cho các doanh nghiệp là nên tổ chức buổi lễ vào khoảng 15h cho đến 18h chiều những ngày cuối tuần – đây được coi là thời điểm lý tưởng thu hút được sự quan tâm của nhiều người tham gia.
Thông thường các doanh nghiệp sẽ tổ chức chương trình hội nghị khách hàng ở các khách sạn lớn, trung tâm hội nghị, đôi khi cũng có một số doanh nghiệp lựa chọn địa điểm ngoài trời … Tùy vào mục đích, quy mô của buổi hội nghị để lựa chọn địa điểm cho phù hợp nhất. Một điều đặc biệt cần chú ý nữa đó là khi lựa chọn địa điểm bạn cần quan tâm tới một số vấn đề quan trọng như: địa điểm đó có được nhiều người biết đến, dễ tìm và thuận tiện cho việc di chuyển cho người tham dự.
Lên kế hoạch tổ chức sự kiện
Để lên được kế hoạch kịch bản của buổi tổ chức hội nghị tri ân khách hàng một cách chi tiết và đem lại thành công, bạn nên xác định rõ nội dung tổng thể, ý nghĩa muốn truyền tải trong buổi lễ là gì như:
Đối tượng hướng tới là những ai? Tổ chức với quy mô như nào?
Hình thức tổ chức hội nghị khách hàng như nào: độc đáo, ấn tượng, hay theo hình thức đơn giản…
- Ý nghĩa muốn truyền tải?
- Kinh phí tổ chức như nào?
- Bố trí nhân sự như nào cho hợp lý?
Sau khi nắm bắt được những yêu cầu trên, bạn hãy lên một kế hoạch tổng thể cho toàn bộ chương trình, và một bản kế hoạch chi tiết cho từng công việc một
Phân công và điều phối công việc
Để tránh những tình huống xấu có thể xảy ra, nên lập kế hoạch, phân chia nhân sự ra thành nhiều đội, mỗi đội phụ trách một mảng riêng, trong đó mỗi thành viên sẽ phụ trách một công việc nhất định. Trong qua trình thực hiện công việc cần ghi chép lại để dễ dàng kiểm tra cũng như tránh sai sót.
Công tác chuẩn bị trước khi buổi tổ chức hội nghị diễn ra
Về không gian tổ chức hội nghị, lễ tri ân khách hàng
- Vị trí cửa ra, check in cho khách tham dự
- Khẩu hiệu, banner, logo, backdrop trang trí như thế nào?
- Nên có những bảng hướng dẫn nếu quy mô buổi lễ lớn
- Kiểm tra và setup các thiết bị âm thanh, ánh sáng, trình chiế
Về các hạng mục công việc:
- Danh sách khách tham dự
- Quà tặng cho khách mời
- Máy ảnh, máy quay phim và các thiết bị dự trù cần thiết
- Nhân sự triển khai: PG đón khách, MC chương trình, nhóm múa, ca sĩ biểu diễn..
Kết thúc, tổng hợp chương trình hội nghị tri ân khách hàng
Sau khi kết thúc chương trình tặng hoa và quà cho khách mời, chụp hình lưu niệm.
Quý khách hàng có nhu cầu tư vấn dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói chuyên nghiệp, sáng tạo, độc đáo, hiệu quả. Vui lòng liên hệ để được tư vấn:
CÔNG TY CỔ PHẦN TRUYỀN THÔNG VÀ SỰ KIỆN CIB VIỆT NAM
Địa chỉ: Số 6 Ngõ 354 Trần Khát Chân- P. Thanh Nhàn – Q. Hai Bà Trưng – Hà Nội.
Điện thoại: 02420235533- 0983773386 – 0983312328
Website: cibmedia.com.vn
Email: cibmedia68@gmail.com
