Trong số các loại hình sự kiện thì hội nghị khách hàng là loại hình quen thuộc với các doanh nghiệp được tổ chức thường niên hoặc vào các dịp cuối năm. Hội nghị khách hàng dù tương đối đơn giản, nhưng để tổ chức được một sự kiện chuyên nghiệp và đạt hiệu quả cao thì cần phải lưu ý nhiều vấn đề.
1.HỘI NGHỊ KHÁCH HÀNG LÀ GÌ?
Hội nghị khách hàng (Customer Conference) là một cuộc họp có tổ chức nhằm bàn bạc công việc cụ thể nào đó để tổng kết tình hình hoạt động đã qua, rút kinh nghiệm và bàn phương hướng hoạt động trong thời gian tới.
Các hội nghị khách hàng thường được tổ chức với mục đích sau:
- Là một buổi gặp gỡ các khách hàng, gửi lời tri ân tới sự ủng hộ của các khách hàng với các sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp.
- Quảng bá sản phẩm, dịch vụ, giúp khách hàng hiểu sâu hơn về các sản phẩm của doanh nghiệp. Nhờ vậy, doanh nghiệp thắt chặt hơn mối quan hệ với các khách hàng, củng cố niềm tin, uy tín với khách hàng thân thiết.
- Khách hàng bày tỏ mong muốn, nhu cầu của mình, từ đó doanh nghiệp có thể cải thiện sản phẩm, dịch vụ của mình tốt hơn
- Quảng bá hình ảnh thương hiệu, thu hút thêm nhiều khách hàng tiềm năng
2.CÁC LOẠI HÌNH HỘI NGHỊ KHÁCH HÀNG
HỘI NGHỊ TRI ÂN KHÁCH HÀNG
Mục đích chính của sự kiện này là lời cảm ơn tới những khách hàng đã tin tưởng và sử dụng dịch vụ của doanh nghiệp. Đây là một sự kiện trang trọng, cần chú ý cả về hình thức lẫn nội dung.
GIỚI THIỆU SẢN PHẨM MỚI
Đây là sự kiện nhằm giới thiệu và ra mắt các sản phẩm mới tới công chúng. Đây là sự kiện trọng yếu cho các doanh nghiệp, giúp thu hút khách hàng và thu hút truyền thông.
HỘI NGHỊ SƠ KẾT, TỔNG KẾT CUỐI NĂM
Mục tiêu của sự kiện là thông báo kết quả kinh doanh, tình hình hoạt động của công ty. Đây là sự kiện quan trọng diễn ra thường niên, đối tượng khách mời thường là đại diện khách hàng thân thiết và nhân viên công ty.
HỘI NGHỊ THƯỢNG ĐỈNH
Đây là loại hình hội nghị có quy mô lớn nhất. Hội nghị này là cuộc họp quan trọng giữa các nguyên thủ quốc gia nhằm thảo luận các vấn đề về kinh tế, chính trị hợp tác giữa các nước. Với các sự kiện có tính chất quan trọng và trang trọng như vậy thì cần phải có sự chuẩn bị cực ký chu đáo, kỹ lưỡng và dự phòng các phương án xấu có thể xảy ra.
3.LƯU Ý ĐỂ TỔ CHỨC HỘI NGHỊ KHÁCH HÀNG THÀNH CÔNG
Chủ đề sự kiện
Hội nghị khách hàng nghe thì có vẻ đơn giản, nhưng để tổ chức được một chương trình tạo được dấu ấn, ấn tượng với người tham gia thì cần một ý tưởng chương trình tốt, thể hiện được thông điệp doanh nghiệp muốn truyền tải tới khách hàng.
Người nổi tiếng
Hội nghị sẽ có sức lan toả lớn hơn nếu có sự xuất hiện của các khách mời nổi tiếng. Khách mời cũng cần đảm bảo có uy tín và ảnh hưởng trong lĩnh vực của doanh nghiệp để tạo sự tin tưởng cho chương trình.
Công tác truyền thông
Với mục đích chủ yếu là quảng bá sản phẩm, dịch vụ, công tác truyền thông cho hội nghị cần đặc biệt chú trọng. Công tác truyền thông nên diễn ra từ 1-2 tuần trước sự kiện và sử dụng các kênh truyền thông phù hợp với khách hàng mục tiêu.
4.QUY TRÌNH TỔ CHỨC HỘI NGHỊ KHÁCH HÀNG TẠI CIB MEDIA
Bước 1: TIẾP NHẬN YÊU CẦU TỪ KHÁCH HÀNG
Trước tiên, CIB MEDIA sẽ tiếp nhận yêu cầu và mong muốn từ khách hàng để xác định loại hình hội nghị. Tuỳ vào mục đích cụ thể mà doanh nghiệp muốn hướng tới mà CIB sẽ lên dự trù những kế hoạch cụ thể với chi phí phù hợp.
Bước 2: LÊN KẾ HOẠCH TỔ CHỨC KHÁI QUÁT
Sau khi tiếp nhận yêu cầu từ khách hàng, CIB MEDIA sẽ phác thảo kế hoạch khái quát để tổ chức hội nghị. Bản kế hoạch khái quát sẽ bao gồm mục tiêu chính mà sự kiện cần đạt được, địa điểm và thời gian dự kiến, kinh phí dự trù, lên danh sách khách mời, ý tưởng sơ bộ cho chương trình.
Bước 3: TRIỂN KHAI CHI TIẾT KẾ HOẠCH
Sau khi hoàn thiện được kế hoạch tổ chức, CIB MEDIA tiến hành triển khai chi tiết theo kế hoạch. Trong giai đoạn này thì kịch bản chương trình và thiết kế là 2 hạng mục quan trọng cần chú ý. Kịch bản rất quan trọng trong việc tổ chức hội nghị khách hàng. Lên kịch bản là bước quan trọng và quyết định trực tiếp tới sự thành công của cả chương trình.
Bước 4: TRIỂN KHAI DÀN DỰNG
Dàn dựng sự kiện là khâu quan trọng để hoàn tất công tác chuẩn bị trước khi sự kiện diễn ra. KHi dàn dựng triển khai các hạng mục cần lưu ý chuẩn bị theo checklist, tránh thiếu sót trong quá trình chuẩn bị. Các hạng mục bao gồm: âm thanh, ánh sáng, sân khấu, màn LED (nếu có), các dịch vụ kèm theo…
Bước 5: TIẾN HÀNH TỔ CHỨC
Đây là giai đoạn khi sự kiện diễn ra. Giai đoạn này các bộ phận phải phối hợp với nhau ăn ý để điều phối sự kiện theo kịch bản và xử lý các tình huống bất ngờ có thể xảy ra.
Bước 6: KẾT THÚC SỰ KIỆN
Kết thúc chương trình, trả mặt bằng và hoàn thiện các loại giấy tờ có liên quan.
5.TẠI SAO CHỌN CIB MEDIA
CIB MEDIA là đơn vị cung cấp tổ chức hội nghị- hội thảo- toạ đàm chuyên nghiệp với mức giá cạnh tranh
Dịch vụ tổ chức hội nghị- hội thảo- toạ đàm của CIB MEDIA đảm bảo tất cả các khâu từ thiết kế, ý tưởng… đến cung cấp các trang thiết bị cho sự kiện
Đội ngũ nhân viên tài năng, chuyên nghiệp, phục vụ tận tình cho sự kiện. CIB MEDIA luôn mang đến những trải nghiệm đáng nhớ và thú vị nhất.
Chúng tôi biết rằng, chính chất lượng dịch vụ là thước đo hoàn hảo để chúng tôi mang lại những chương trình chất lượng và đặc trưng riêng cho các đối tượng khách hàng. Chúng tôi cung cấp đến khách hàng dịch vụ tư vấn chuyên nghiệp – ý tưởng sáng tạo độc đáo, đặc trưng riêng – chất lượng dịch vụ hoàn hảo.
Một số hình ảnh hội nghị CIB MEDIA từng tổ chức:
Ngày 30/12/2022, CIB MEDIA hân hạnh được đồng hành cùng Công ty TNHH Sunjin Vina tổ chức thành công Đại hội khách hàng 2023. Chương trình vinh dự có sự tham gia của Ban lãnh đạo, cán bộ nhân viên công ty và cùng toàn bộ Quý đối tác, khách hàng trên cả nước của Sunjin.
Với chủ đề “ĐỒNG HÀNH- TOẢ SÁNG”, đại hội khách hàng là cơ hội để các đại lý, đơn vị kinh doanh gặp gỡ, giao lưu, để công ty tri ân những đối tác, khách hàng thân thiết đã đồng hành cùng Sunjin suốt thời gian qua.
CIB MEDIA- TRAO GIÁ TRỊ, NHẬN NIỀM TIN
Quý khách hàng có nhu cầu tư vấn dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói chuyên nghiệp, sáng tạo, độc đáo, hiệu quả. Vui lòng liên hệ để được tư vấn:
CÔNG TY CỔ PHẦN TRUYỀN THÔNG VÀ SỰ KIỆN CIB VIỆT NAM
Địa chỉ: Số 6 Ngõ 354 Trần Khát Chân- P. Thanh Nhàn – Q. Hai Bà Trưng – Hà Nội.
Hotline: 0983773386 – 0983312328
Website: cibmedia.com.vn
Email: cibmedia68@gmail.com
