Người xưa có câu “Đầu xuôi, đuôi lọt”, vậy nên lễ khai trương là buổi lễ có ý nghĩa quan trọng với bất kỳ doanh nghiệp nào, đánh dấu sự khởi đầu mới của doanh nghiệp, cũng là cơ hội để quảng bá hình ảnh của doanh nghiệp tới gần hơn với công chúng. Vậy nên, lễ khai trương cần phải được chuẩn bị kỹ lưỡng để tránh xảy ra những sai sót. 

1. Lễ khai trương là gì?

Lễ khai trương – Grand Opening là một trong những sự kiện đặc biệt của doanh nghiệp, là dấu mốc đánh dấu sự ra đời của một cơ sở kinh doanh hoặc giới thiệu một thương hiệu mới đến với mọi người.

Trong tiếng Hán, “khai” – là mở đầu, “trương” – là lớn mạnh, phát triển và “khai trương” – là chỉ những việc mở đầu của công việc kinh doanh, buôn bán sẽ màng càng phát đạt và thành công hơn.

2. Quy trình tổ chức lễ khai trương tại CIB MEDIA

Bước 1: Xác định thời gian, địa điểm, số lượng người tham dự

Đầu tiên trong các bước tổ chức một buổi sự kiện khai trương đó chính là xác định thời gian, địa điểm tổ chức và số lượng người tham dự. Từ đó, có thể chuẩn bị thư mời và lên danh sách khách mời. Với thời gian thường là buổi sáng và địa điểm tổ chức khai trương thường là ngay tại cửa hàng.

Bước 2: Lên ý tưởng, chủ đề của buổi tổ chức khai trương

Lên ý tưởng cũng đóng vai trò rất quan trọng trong bất kì sự kiện nào. Những ý tưởng độc đáo và cuốn hút sẽ để lại nhiều ấn tượng cho người tham gia. Từ đó, tạo ra được hiệu ứng truyền thông mạnh mẽ trên những phương tiện truyền thông đại chúng. Hãy ghi nhớ chủ đề và concept của buổi lễ khai trương vẫn phải thích hợp với ngành nghề và các yếu tố về thương hiệu của cửa hàng, doanh nghiệp.

Bước 3: Đề ra và lập kế hoạch cho sự kiện khai trương

Sau khi đã lên ý tưởng và có cho mình nội dung của buổi lễ thì hãy bắt tay vào lập kế hoạch cho sự kiện. Tùy thuộc vào từng mục đích, yêu cầu của doanh nghiệp để thiết kế chương trình sao cho thích hợp nhất. Kế hoạch cần phải được vạch ra cụ thể về nhân sự, thời gian, ….

Bước 4: Viết kịch bản chi tiết cho tổ chức sự kiện

Dựa trên kế hoạch tổng thể, thì chúng ta bắt đầu viết kịch bản chi tiết cho buổi tổ chức khai trương của cửa hàng. Kịch bản chương trình khai trương thường sẽ có các nội dung chính như chào mừng, tuyên bố lý do, giới thiệu các đại biểu, bài phát biểu, trải nghiệm thử sản phẩm/dịch vụ, tặng hoa quà, kết thúc buổi lễ.

Bước 5:Truyền thông và quảng bá cho sự kiện

Để quảng bá và truyền thông sự kiện cho tổ chức thì Marketing là điều rất cần thiết để giúp mọi người biết đến sự kiện của bạn. Các hoạt động truyền thông cho buổi lễ khai trương có thể được triển khai và thực hiện trên cả kênh online và offline.

Bước 6: Chuẩn bị voucher, quà tặng sự kiện cho khách mời

Những phần quà tặng hay ưu đãi voucher cuối chương trình tổ chức khai trương sẽ tạo nên sự thích thú cho những khách mời. Hơn nữa, đây sẽ cũng là cơ hội rất tốt để thúc đẩy khách hàng dùng thử và mua sản phẩm/dịch vụ của mình ngay sau sự kiện. Sau đó, kết thúc sự kiện bằng việc tặng hoa cho các quý đại biểu hay các nhà đầu tư đã tham dự.

Bước 7: Tổng kết và đánh giá sau buổi lễ khai trương

Để đánh giá được một sự kiện có thành công hay không, cần tổng hợp lại những thông tin sau sự kiện. Bên cạnh đó, dựa trên các mục tiêu đã đề ra trước đó để so sánh, sau đó đánh giá hiệu quả của sự kiện.

3. Các hạng mục không thể thiếu trong lễ khai trương

Cắt băng khai trương

Trong khai trương cửa hàng cắt băng khai trương là một nghi thức trang trọng, thiêng liêng. Hạng mục này cần được chuẩn bị bộ cắt băng khai trương đẹp mắt bao gồm: dải băng cắt, bông vải, kéo vàng, khăn phủ khay, khay đựng kéo… tất cả đều màu đỏ tượng trưng cho sự may mắn.

Múa lân sư rồng khai trương

Trong lễ khai trương có thể có nhiều tiết mục văn nghệ, tuy nhiên mà múa lân sư rồng là hạng mục không thể vắng mặt. Múa lân sư rồng khai trương có ý nghĩa quan trọng trong ngày tổ chức khai trương thể hiện giá trị văn hóa truyền thống của dân tộc, biểu đạt sự may mắn, thuận lợi và phát đạt cho doanh nghiệp trong ngày khai trương. Múa lân – sư – rồng tạo được sự thu hút của người xem, góp phần chỉnh chu cho chương trình khai trương của doanh nghiệp.

Người dẫn chương trình khai trương

Người dẫn chương trình là hạng mục rất quan trọng mà doanh nghiệp cần sớm chuẩn bị. Bởi MC trong bất kì sự kiện nào cũng là linh hồn, có vai trò kết nối, dẫn dắt tạo bầu không khí vui tươi cho chương trình. Khi lựa chọn MC, doanh nghiệp nên đánh giá trên nhiều tiêu chí nhằm lựa chọn người phù hợp với chương trình khai trương của bạn.

PG lễ tân

Đội ngũ PG lễ tân sẽ hỗ trợ khâu checkin, chào đón khách mời, cài hoa cho khách, hướng dẫn khách hàng chụp hình, dùng tiệc teabreak … Trong chương trình thì PG lễ tân sẽ hỗ trợ bưng bộ cắt băng khai trương để các vị đại biểu thực hiện nghi thức cắt băng khai trương. Cuối chương trình, chính đội ngũ PG lễ tân này sẽ chào khách ra về và phát quà tặng tri ân khách hàng đến tham gia sự kiện.

Quay phim, chụp hình sự kiện

Thông thường với những sự kiện như thế này thì các doanh nghiệp đều rất coi trọng và hầu hết đều mong muốn lưu lại những khoảng khắc đẹp để truyền thông đến khách hàng, đối tác sau sự kiện. Mặt khác, những hình ảnh và video này sau này sẽ được dùng làm tư liệu để đánh dấu quá trình phát triển của doanh nghiệp sau này.

Lời kết

Bài viết chia sẻ những kiến thức về quy trình tổ chức lễ khai trương và các hạng mục không thể thiếu khi tổ chức lễ khai trương. Hãy liên hệ với CIB MEDIA để được tư vấn cụ thể về kinh nghiệm khi tổ chức lễ khai trương quý vị nhé!