Để có được một sự kiện thành công thì cần sự kết hợp của nhiều yếu tố. Yếu tố cơ bản và đầu tiên nhất cần nắm được chính là điều khách hàng mong muốn, kỳ vọng ở một sự kiện. Bởi vậy nên “Event brief” là vô cùng cần thiết với cả agency và khách hàng, tuy nhiên để có được một event brief hiệu quả thì agency cần biết cách khai thác những thông tin từ khách hàng của mình. 

1.Event brief là gì?

Event Brief là thuật ngữ dùng để chỉ bản tóm tắt thông tin về sự kiện dự định tổ chức, bao gồm: mục tiêu tổ chức, đối tượng hướng đến, thời gian, địa điểm, ngân sách, agenda, chiến lược tiếp thị, … Brief sẽ được doanh nghiệp cung cấp cho công ty chuyên tổ chức sự kiện (event agency) hoặc được cấp quản lý chuyển cho phòng ban tổ chức sự kiện trực thuộc doanh nghiệp đó. Event brief giúp cho tất cả các thành viên trong ban tổ chức sự kiện nắm được bức tranh khái quát về nội dung và yêu cầu sự kiện, từ đó phối hợp nhuần nhuyễn để hướng về một mục tiêu chung.

2. Làm thế nào để có Event Brief hiệu quả

Để có một Event Brief tốt nhất, agency cần phải đặt ra những câu hỏi cho khách hàng để nắm bắt được những yêu cầu của khách, từ đó đưa ra được những phương án tổ chức một sự kiện hợp lý nhất cho khách.

2.1. Tìm hiểu về tổng quan sự kiện

Một cái nhìn tổng quan về những thông tin mà khách hàng đã quyết định và những gì họ cần trợ giúp cho sự kiện.

1. Loại hình sự kiện mà khách hàng đang lên kế hoạch? Theo thống kê thì các sự kiện cho doanh nghiệp (corporate event) là thể loại phổ biến thứ hai, sau đám cưới.
2. Khách hàng dự định sự kiện được tổ chức khi nào và ở đâu? Nếu họ không có bất kỳ thông tin chi tiết cụ thể nào, hãy nhớ xác định rõ một mùa và tháng tiềm năng trước khi xác định lựa chọn các địa điểm. Và hãy chọn vài ngày cho 1 địa điểm, đề phòng trường hợp địa điểm đó đã được đặt trước.
3. Khách hàng muốn sự kiện diễn ra trong bao lâu? Sự kiện này sẽ được giới hạn trong một vài giờ hay sẽ được tổ chức trong nhiều ngày? Kết hợp thông tin này với (các) ngày diễn ra sự kiện để cung cấp cho khách hàng khung thời gian diễn ra sự kiện.
4. Tại sao khách hàng lại muốn tổ chức sự kiện này? Các chuyên gia cho biết mặc dù doanh thu có thể là một yếu tố chính yếu, nhưng khách hàng cũng nên cân nhắc những gì họ muốn đem đến cho người tham dự sự kiện.
5. Tổng ngân sách cho sự kiện hoặc ngân sách cho mỗi người là bao nhiêu? Có rất nhiều cách để thu hút người tham dự, bất kể khách hàng có thể chi bao nhiêu.
6. Mục tiêu chính cho sự kiện này là gì? Xác định mục tiêu sự kiện là một bước quan trọng, ngay cả đối với các sự kiện nhỏ, bình thường như là sinh nhật.
7. Cách để đo lường mục tiêu đó như thế nào? Lợi nhuận, mức độ tương tác trên mạng xã hội… là những công cụ tốt để đo lường thành công của sự kiện.
8. Những gì phải có trong sự kiện đó? Khách hàng của bạn có thể đã có một số ý tưởng trong đầu và bây giờ là lúc khai thác để họ nói ra điều đó.
9. Những gì không nên có trong sự kiện đó? Với bất kỳ một doanh nghiệp hay loại hình sự kiện nào, khách hàng cũng sẽ có một vài điều nhất định không được/ không nên thực hiện. Chúng ta cần hỏi kỹ để tránh phạm phải những điều đó.
10. Ba yếu tố quan trọng nhất của sự kiện này là gì? Khi bạn nghe câu trả lời này, hãy kiểm tra lại xem ngân sách hiện tại của khách hàng có đủ cho 3 điều đó hay không? Nếu có, hãy nói với họ ngay lúc đó để đôi bên có thể điều chỉnh.
11. Khách hàng có bất kỳ mối quan ngại hoặc thách thức nào trong sự kiện này không? Khám phá nỗi sợ hãi của họ và chia sẻ với họ bất kỳ trường hợp liên quan nào mà bạn đã từng chứng kiến ​​hoặc xử lý thành công.
12. Khách hàng đã chọn màu sắc chủ đạo hay phong cách thiết kế cho sự kiện này chưa? Khách hàng có thể đã có mong muốn về tông màu chủ đạo và phong cách thiết kế trong tất cả các thiết kế cho sự kiện này. Hãy khai thác và tạo cảm hứng từ đó nhé.
13. Khách hàng muốn tạo ra bầu không khí như thế nào? Âm nhạc, ánh sáng và địa điểm tổ chức sự kiện được chọn sẽ chịu trách nhiệm hầu hết trong việc tạo ra tâm lý người tham dự.
14. Cá nhân khách hàng muốn cảm nhận điều gì tại sự kiện của họ? Dựa vào điều này để bạn có thể làm nền tảng và sáng tạo vượt xa hơn những mong muốn của khách hàng để đảm bảo rằng họ hài lòng về sự kiện này.
15. Khách hàng đã từng tham dự các sự kiện tương tự chưa? Điều gì ở đó khiến họ yêu thích hoặc không thích? Hầu hết mọi người có thể nhớ lại tiệc đám cưới, tiệc cuối năm và hội nghị có dấu ấn mà họ từng tham gia. Câu hỏi này sẽ giúp bạn đánh giá thị hiếu của khách hàng và tìm ra những gì cần ưu tiên để chi tiêu.
16. Khách hàng có sẵn sàng đón nhận các đề xuất hoặc ý tưởng thay thế mới lạ cho sự kiện lần này không? Một số khách hàng vẫn chưa thể thoát ra được những mặc định ban đầu về sự kiện và chưa thể tiếp nhận những công nghệ hay kỹ thuật mới, biết trước điều này sẽ giúp bạn đề xuất được những ý tưởng phù hợp.
17. Khách hàng có mong muốn sử dụng công nghệ nào trong sự kiện không? Áp dụng công nghệ tại khu vực đón khách, tại các khu tương tác hay các phần biểu diễn ấn tượng trong sự kiện? Những công nghệ này sẽ làm cho sự kiện trở nên hấp dẫn và thu hút.
18. Phương pháp giao tiếp ưa thích của khách hàng là gì? Có thể là viber, zalo hay bất kỳ một phương tiện nào khác. Bên cạnh đó cũng cần biết thời gian tốt nhất trong ngày để liên hệ và trao đổi về những thông tin hay giấy tờ quan trọng cho sự kiện.

2.2. Đối tượng tham dự sự kiện

Hiểu được đối tượng tham dự sự kiện là ai và có mong muốn gì thì kế hoạch sự kiện của bạn sẽ chạm được đến khách hàng và những điều họ thực sự mong muốn gửi đến người tham dự thông qua sự kiện này.

1. Có bao nhiêu người sẽ tham dự sự kiện này? Khi khách hàng đã xác định được con số này, có nhiều cách để ước tính số lượng khách thực sự sẽ đến tham dự.
2. Đối với các sự kiện của công ty: Đối tượng mục tiêu của khách hàng là ai? Nhận tất cả dữ liệu có liên quan về đối tượng tham dự để hiểu rõ hơn về những đối tượng nào mà sự kiện này sẽ thu hút.
3. Đối với các sự kiện riêng tư: Hãy cung cấp thêm thông tin về những người sẽ tham dự sự kiện này. Họ lớn tuổi hay là trẻ con? Họ sẽ mong muốn thực đơn và các hoạt động thuộc truyền thống hay hiện đại tại sự kiện? Bạn càng biết nhiều về thông tin này thì sẽ càng tốt cho việc lên kế hoạch.
4. Có khách mời nào mà sự kiện cần phải có đáp ứng đặc biệt (ví dụ người khuyết tật)? Bạn cần biết được những vị khách đặc biệt này để có kế hoạch tiếp đón và phục vụ tốt nhất.
5. Sẽ có một (nhiều) vị khách đặc biệt quan trọng (VIP)? Các sự kiện quan trọng sẽ luôn có ít nhất một người đặc biệt quan trọng.
6. (Những) vị khách đặc biệt quan trọng đó có đặc biệt thích hoặc không thích điều gì không? Bạn cần biết điều này để có kế hoạch đúng đắn sao cho vị khách đặc biệt đó cảm thấy được trân trọng, được thỏa mãn hoặc ít nhất là không làm phật lòng với một số thứ mà họ không thích.
7. Khách hàng muốn gửi lời mời đến người tham dự bằng cách nào? Thư mời online là sự lựa chọn tuyệt vời cho bất kỳ ngân sách nào và cũng giúp tiết kiệm giấy. Nhưng nếu họ muốn thư mời truyền thống cũng không sao, bạn đều có thể đáp ứng một cách sáng tạo. Ngoài ra, bạn cũng có thể giới thiệu cho khách hàng về cách bán vé tại một ứng dụng chuyên phân phối vé để dễ dàng thống kê và truyền thông trên mạng xã hội.
8. Khách hàng có dự định đặt chỗ ở, thuê phương tiện đi lại hoặc đặt chuyến bay cho những người tham dự không? Phần này thường sẽ dành cho khách VIP ở một số hội nghị cấp cao.

2.3. Các yếu tố khác

Các chi tiết cuối cùng này sẽ cần để đảm bảo sự kiện diễn ra thành công.

1. Khách hàng có cần bất kỳ sự trợ giúp nào để tiếp thị sự kiện hoặc quảng cáo không? Nếu bạn không thể cung cấp dịch vụ này, hãy cố gắng hợp tác với các đơn vị marketing mà bạn biết để hỗ trợ khách hàng.
2. Sự kiện của khách hàng có cần nhà tài trợ? Nếu có, hãy chia sẻ với họ những nhà tài trợ nào phù hợp và cách thức để hợp tác.
3. Các nhà cung cấp nào họ đặc biệt mong muốn? Bên cạnh các nhà cung cấp mà bạn sẽ liên hệ để phục vụ cho sự kiện, thì khách hàng có thể đặc biệt mong muốn đơn vị cung cấp theo yêu cầu riêng của họ, ví dụ đơn vị cung cấp F&B 5 sao.
4. Khách hàng có dự định ai sẽ là MC, ca sĩ, diễn giả… cho sự kiện không? Lắng nghe chia sẻ của khách hàng và cân nhắc xem có thật sự phù hợp với chương trình và ngân sách hiện có hay không.
5. Khách hàng muốn thực đơn theo dạng nào và phong cách ẩm thực nào? Từ các sự kiện dành cho doanh nhân đến các hội nghị, thực đơn đồ ăn và thức uống phù hợp có thể tạo nên cảm hứng cho người tham dự.
6. Sự kiện có sử dụng đồ uống có cồn không? Nếu có, bạn sẽ cần kiểm tra lại xem địa điểm tổ chức sự kiện đã chọn có được cấp phép hay không hoặc có bất kỳ hạn chế cụ thể nào khác. Bạn cũng sẽ cần lưu ý về cách xử lý những rủi ro khi khách tham dự sử dụng đồ uống có cồn.
7. Khách hàng muốn sử dụng dịch vụ ăn uống tại địa điểm hay chọn nhà cung cấp khác hay tự cung cấp dịch vụ ăn uống? Một số địa điểm không cho phép đưa dịch vụ ăn uống khác vào hoặc sẽ bị tính phí rất cao, và bạn cần thông báo cho khách hàng biết trước điều này.

Lời kết

Với các câu hỏi trên, Agency có thể nắm bắt được ý đồ, mong muốn của khách hàng khi tổ chức một sự kiện. Tuỳ theo từng loại sự kiện mà các câu hỏi trên có thể linh hoạt thay đổi linh hoạt. Ngoài ra, agency cũng cần lắng nghe những yêu cầu khác nếu có từ khách hàng, trò chuyện và tìm hiểu các khía cạnh khác để thấu hiểu những yêu cầu mà khách đặt ra.