Event Manager được biết đến là người đóng góp không nhỏ vào sự thành công của mỗi sự kiện. Vị trí công việc này không chỉ đòi hỏi sự đam mê với nghề mà còn nhiều yếu tố quan trọng khác để thành công

1.Event Manager là gì?

Event Manager (Quản lý tổ chức sự kiện hay Trưởng phòng tổ chức sự kiện) là người lập kế hoạch và giám sát triển khai việc tổ chức cho các sự kiện quy mô lớn nhỏ khác nhau. Người quản lý sự kiện phải làm việc trực tiếp với khách hàng, đối tác, nhà tài trợ, nhân viên,… về các vấn đề liên quan đến sự kiện.

Trong mỗi sự kiện, Event Manager sẽ là người nắm giữ vai trò cốt yếu, quyết định những vấn đề liên quan đến sự kiện. Tùy thuộc vào tính chất và quy mô sự kiện mà quá trình lập kế hoạch sẽ có mức độ phức tạp khác nhau.

2. Event Manager làm công việc gì?

– Liên lạc, đặt lịch hẹn với khách hàng để tìm hiểu các yêu cầu cụ thể về sự kiện sắp diễn ra.

– Chủ động đề xuất các ý tưởng cho sự kiện, cụ thể: thời gian, địa điểm tổ chức, dự trù ngân sách, nhân sự, đề xuất nhà cung cấp,…

– Tìm kiếm, khảo sát thực tế các địa điểm tổ chức sự kiện; liên hệ với nhà cung cấp/nhà thầu và đàm phán giá thuê địa điểm; thực hiện xin giấy phép trực tiếp nếu cần thiết.

– Liên hệ làm việc với nhà tài trợ sự kiện, nhà bảo trợ truyền thông hoặc các bên cộng tác hỗ trợ sự kiện.

– Làm việc với bộ phận tiếp thị và bán hàng để cùng phối hợp quảng bá sự kiện.

– Quản lý và điều phối bộ phận hậu cần, giám sát chặt chẽ và đúc thốc tiến độ thực hiện công việc.

– Lên kế hoạch và điều phối quá trình vận chuyển, sắp xếp loa đài, trang trí sự kiện.

– Lên kế hoạch dự trù trong các trường hợp khẩn cấp.

– Xử lý kịp thời các khiếu nại, linh hoạt khắc phục sự cố phát sinh ngoài ý muốn vào thời gian tổ chức sự kiện.

– Đảm bảo tất cả các hoạt động của buổi sự kiện diễn ra suôn sẻ và thành công.

– Điều phối, giám sát việc tháo dỡ và thu dọn sau khi sự kiện kết thúc.

– Đánh giá kết quả thực hiện công việc, đưa ra góp ý cho các nhân viên để rút kinh nghiệm cho những sự kiện sau.

3. Vậy thì làm thế nào để bạn có thể trở thành một Event Manager?

3.1. Xây dựng nền tảng kiến ​​thức ngành vững chắc

Để có được kiến ​​thức nền tảng về ngành tổ chức sự kiện và ngành dịch vụ tổng thể, bạn có thể học thêm qua trường lớp, sách vở hoặc các khóa đào tạo online. Hãy tạo ra sự khác biệt cho bản thân với những người khác bằng cách tích luỹ thật nhiều kiến thức chuyên ngành.

Việc học hỏi này sẽ giúp bạn có thêm những kiến thức hữu ích để có thể tự xây dựng một doanh nghiệp riêng hay đi làm tại các công ty. Và đó cũng là một cách tuyệt vời để tìm hiểu nhiều loại công việc lập kế hoạch trong ngành.

Ngành tổ chức sự kiện đang phát triển và nhu cầu về nguồn nhân lực cho ngành này dự kiến ​​sẽ tăng với tốc độ nhanh hơn mức trung bình là 7% đến năm 2028.

3.2. Tích lũy kinh nghiệm về ngành sự kiện

Để trở thành một Event Manager thì việc trau dồi và tích luỹ các kinh nghiệm của mình một cách đa dạng là điều cần thiết, đó có thể là kinh nghiệm trong ngành hoặc không. Tuy nhiên việc này cho thấy bạn đã có một bộ kỹ năng đa dạng và có giá trị cao.

Chẳng hạn như nếu bạn có kỹ năng về ăn uống thì đôi khi chính các kỹ năng như xây dựng mối quan hệ, kiến ​​thức về thực phẩm và dinh dưỡng cũng như chứng tỏ khả năng làm việc đa nhiệm của bạn, và đây chính là điểm mạnh của bạn.

Bạn đã làm việc trong lĩnh vực bán lẻ? Việc sử dụng các kỹ năng về con người và thông tin chi tiết về khách hàng của bạn sẽ hữu ích để thiết kế trải nghiệm sự kiện mà người tham dự yêu thích. Có lẽ bạn là người thích tạo ra các bữa tiệc cho gia đình và bạn bè.

Hãy xem lại công việc và niềm đam mê của bạn để biết các kỹ năng mềm có thể ứng dụng vào công việc. Bên cạnh đó bạn cũng cần xem xét cách để đưa những kỹ năng đó bổ sung cho các sự kiện bạn muốn tạo và lập kế hoạch, đồng thời đưa chúng vào phần kinh nghiệm của danh mục lập kế hoạch sự kiện của bạn.

• Làm đầy Portfolio của bạn

Xây dựng thương hiệu cá nhân trên nền tảng online cũng rất quan trọng. Bạn có thể chia sẻ các kết quả, thành tựu mình đã đạt được thông qua hình ảnh, video, bài đăng , blog,…để lan tỏa và khẳng định vị thể của mình. Bên cạnh đó, tham gia các hội nhóm, cộng đồng trong cùng ngành để làm quen, kết nối với các tiền bối dày dặn kinh nghiệm cũng là một cơ hội tuyệt vời để bạn học hỏi và thăng tiến nhanh hơn trong công việc.

Bên cạnh đó, bạn cũng có thể tham gia nhiều team sự kiện (cả trong công ty và ngoài công ty đang làm) để có thêm nhiều kinh nghiệm tổ chức và quen thêm nhiều cộng sự mới, điều này sẽ giúp bạn mở mang đầu óc và tư duy cũng như làm đẹp Portfolio của mình.

• Tìm kiếm sự đề xuất, ủng hộ từ đồng nghiệp, bạn bè

Hãy nhờ những người uy tín hoặc người quen đề xuất và giới thiệu những gì mà bạn đã làm được với nhiều người khác. Bạn biết đấy với những lời chứng thực phù hợp sẽ giúp bạn nâng cao uy tín và nhanh chóng tạo được tiếng vang hơn là những gì bạn tự đề xuất. Bên cạnh đó, khi tiếp cận với nhiều đối tượng khác nhau như khách hàng, nhân sự tuyển dụng, bạn hãy linh hoạt tạo các dạng Portfolio khác nhau như website, file pdf, bản in giấy,…

3.3. Cân bằng giữa kinh nghiệm thực tiễn và sự sáng tạo của bạn

Một chuyên gia tổ chức sự kiện xuất sắc sẽ là người cân bằng được khía cạnh logic và khía cạnh sáng tạo của họ trong công việc.

Logic và hậu cần là nền tảng của các sự kiện thành công. Bạn phải quan tâm đến các chi tiết phức tạp chứ không chỉ là bức tranh tổng thể. Bạn sẽ cân nhắc ngân sách sự kiện và sơ đồ mặt bằng, những thứ này đòi hỏi khả năng suy nghĩ và lập kế hoạch một cách logic. Những người tham dự và khách hàng không hài lòng là kết quả khi các sự kiện vô tổ chức hoặc không kết hợp với nhau một cách chính xác.

Mặt khác, các nhà tổ chức sự kiện cần phải suy nghĩ một cách sáng tạo. Tư duy này rất hữu ích khi thiết lập thẩm mỹ cho doanh nghiệp của bạn, phát triển chủ đề sự kiện hoặc thiết kế đồ họa. Sự sáng tạo của bạn cũng tạo sự khác biệt cho các sự kiện với những sự kiện khác, mang lại cho chúng yếu tố tuyệt vời để thu hút khách hàng. Một danh sách kiểm tra lập kế hoạch sự kiện tùy chỉnh có thể giúp bạn quản lý hậu cần đồng thời đảm bảo bạn lên lịch đủ thời gian để tạo ra những ý tưởng lớn, dừng lại ở đó.