Tổ chức các sự kiện là một hoạt động gần như không thể thiếu đối với bất kỳ doanh nghiệp nào. Đối với một số doanh nghiệp lớn có các bộ phận chuyên môn về tổ chức sự kiện thì việc tổ chức một sự kiện không gặp quá nhiều khó khăn. Tuy nhiên với các doanh nghiệp không có phòng ban chuyên môn,doanh nghiệp vừa và nhỏ, không có các nhân sự chuyên về tổ chức sự kiện thì việc tự tổ chức một sự kiện đảm bảo hiệu quả, thành công liệu sẽ gặp những thuận lợi và khó khăn gì?

1. Tổ chức sự kiện và ý nghĩa của sự kiện với doanh nghiệp

Hiểu một cách đơn giản, “sự kiện là một ý tưởng có câu chuyện, được hình thành và xây dựng thành kịch bản, được tổ chức tại một địa điểm phù hợp với sự tham gia của rất nhiều người quan trọng. Có rất nhiều thể loại sự kiện khác nhau, phụ thuộc vào chủ thể tổ chức”. Đối với các công ty, doanh nghiệp, các loại hình sự kiện được tổ chức thường là: lễ kỷ niệm, khai trương, khánh thành, hội nghị, hội thảo, khởi công, team building, year end party…Quy mô của sự kiện cũng rất đa dạng. Có nhiều sự kiện của doanh nghiệp có quy mô nhỏ chỉ từ vài chục đến vài trăm người, nhưng có nhiều sự kiện quy tụ hàng nghìn người tham gia.

Ý nghĩa lớn nhất của sự kiện mang lại đối với một doanh nghiệp là về mặt truyền thông, và đó cũng chính là mục đích của doanh nghiệp khi tổ chức các sự kiện. Sự kiện sẽ mang hình ảnh của doanh nghiệp đến với các khách hàng, từ đó gia tăng lượng khách hàng tiềm năng.

Ngoài ra thì sự kiện còn có mục đích: gặp gỡ và tri ân khách hàng, đối tác, đại lý, các cán bộ nhân viên và các cơ quan báo chí, truyền thông… Điều này sẽ thúc đẩy các thông tin đa chiều về đơn vị, làm gia tăng các mối quan hệ với doanh nghiệp và đề cao được hình ảnh của doanh nghiệp với xã hội.

Tuy nhiên tổ chức sự kiện cũng là con dao hai lưỡi. Bởi sự kiện có ảnh hưởng khá lớn về phương diện thương hiệu của công ty, nên một công ty khi tiến hành tổ chức sự kiện thì phải đặc biệt chú trọng đến khâu chuẩn bị và theo sát diễn tiến của chương trình, tránh những tình huống không hay xảy ra dẫn đến hình ảnh của công ty bị tác động một cách tiêu cực.

2. Ưu và nhược điểm khi các công ty tự tổ chức sự kiện

Các công ty không có phòng ban sự kiện tự tổ chức sự kiện vì nghĩ rằng có thể sẽ tiết kiệm được chi phí so với thuê đơn vị tổ chức sự kiện bên ngoài. Ngoài ra thì việc người của doanh nghiệp đứng ra tổ chức sẽ giúp cho chương trình đi đúng hướng thông điệp mà doanh nghiệp muốn truyền tải, khi doanh nghiệp có thể làm việc trực tiếp được với MC, nghệ sĩ… mà không cần thông qua trung gian.

Tuy nhiên thì, những lợi ích kể trên có thật sự là “lợi ích” không, hay đó chỉ là những điều mà doanh nghiệp nghĩ khi tự tổ chức sự kiện?

Những suy nghĩ trên là những suy nghĩ sai lầm của nhiều đơn vị. Việc tự tổ chức sự kiện mang lại rất nhiều rủi ro cho doanh nghiệp, đặc biệt nếu là một sự kiện lớn, đòi hỏi chuyên môn cao thì việc tự tổ chức giống như đánh một canh bạc vậy, bởi vì một sự kiện đã diễn ra thì gần như không thể nào tổ chức lại được, và nếu như sự kiện đó có xảy ra rủi ro thì những người không có chuyên môn sự kiện không thể kiểm soát được.

Về mặt chi phí, trông có vẻ như là việc “tự làm” sẽ “rẻ” hơn so với việc “đi thuê người làm”. Suy nghĩ này không hẳn là sai, tuy nhiên nếu như cân nhắc giữa “được” và “mất” của việc “tự làm” và “đi thuê” thì có lẽ doanh nghiệp sẽ có cái nhìn khác. Các công ty tổ chức sự kiện thường sẽ có nhiều mối quan hệ thân quen với các nhà cung cấp (có thể là nhà cung cấp về địa điểm, ăn uống, âm thanh ánh sáng…), vì thế cho nên mức giá được đưa ra cho các đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp thường sẽ tốt hơn mức giá cho các doanh nghiệp. Hiểu đơn giản giống như “bán lẻ” và “bán buôn” vậy, những nhà buôn bao giờ cũng sẽ mức giá ưu đãi hơn nhiều. Chính vì thế việc doanh nghiệp tự tổ chức không những gặp khó khăn vì không thể đánh giá được mức độ uy tín của các nhà cung cấp, mà có thể sẽ không nhận được mức giá tốt từ các nhà cung cấp này.

Trên thực tế, các đơn vị tổ chức sự kiện đều có bộ phận xây dựng ý tưởng, kịch bản, thiết kế… nên có thể truyền tải được các thông điệp mà doanh nghiệp mong muốn. Hơn thế nữa, công ty tổ chức sự kiện đã có kinh nghiệm làm việc với MC, nghệ sĩ… trong sự kiện nên hiểu rõ được mong muốn, yêu cầu của các bên, đồng thời có tính chuyên nghiệp cao nên việc quản lý nhân sự sẽ được đảm bảo. Doanh nghiệp vốn không có kinh nghiệm trong vấn đề này có thể sẽ gặp khó khăn trong việc kết nối với các nhân sự.

3. Những sai lầm dễ mắc khi tự tổ chức sự kiện

Công việc tổ chức sự kiện nghĩ thì có vẻ đơn giản, thế nhưng khi bắt tay vào làm mới thấy rằng có rất nhiều vấn đề cần giải quyết. Nếu như không có một đội ngũ chuyên nghiệp thì những sai lầm là điều không thể tránh khỏi.

Sai lầm dễ mắc phải đầu tiên là vấn đề về nhân sự. Với những “tay ngang” thì việc chồng chéo việc, thừa thiếu người dẫn đến công việc triển khai không hiệu quả là điều dễ xảy ra. Điều này dẫn tới việc trong quá trình vận hành sự kiện, các vị trí không nắm rõ được công việc cần làm, không có tính chủ động hoặc không biết cách xử lý các vấn đề.

Với những người không chuyên về sự kiện thì việc xây dựng kịch bản chương trình cũng sẽ gặp nhiều khó khăn. Việc xây dựng kịch bản cần đảm bảo nhiều yếu tố, ví dụ như về mặt thời gian: phai căn ke, sắp xếp thứ tự các tiết mục sao cho phù hợp với mạch cảm xúc, đồng thời phải có thời gian để chuẩn bị cho các phần sau. Ngoài ra, doanh nghiệp muốn đưa những ý tưởng sáng tạo để chương trình thêm phần hấp dẫn, nhưng không phải tất cả các ý tưởng đều có thể hiện thực hoá bởi nhiều nguyên nhân.

Một vấn đề khác của sự kiện chính là phát sinh chi phí, hạng mục thực tế. Đây là điều gần như chắc chắn sẽ xảy ra dù nhiều hay ít. Với những đơn vị tổ chức chuyên nghiệp thì các chi phí sẽ được dự trù sát nhất với thực tế. Nếu như phát sinh sớm thì có thể vẫn có thời gian để chuẩn bị, tuy nhiên có nhiều hạng mục phát sinh sát giờ trình diễn, hoặc do doanh nghiệp tính toán sai mà tới giờ chuẩn bị bắt đầu mới phát hiện ra thì không thể nào xoay sở kịp. Ngoài ra, những người không chuyên về sự kiện thường không có nhiều kiến thức về các trang thiết bị cho sự kiện, các vấn đề kỹ thuật chuyên môn… nên việc chuẩn bị cũng gặp nhiều khó khăn.

Tổ chức sự kiện là công việc đòi hỏi sự liên kết và tỉ mỉ rất cao. Chỉ một vấn đề nhỏ xảy ra cũng có thể ảnh hưởng đến toàn bộ chương trình. Tất cả các công việc dù nhỏ nhất đều phải được tính toán cẩn thận, đặc biệt là những hạng mục hậu cần tưởng như không quan trọng nhưng có vai trò sống còn với sự kiện.

KẾT LUẬN

Với các lý do trên thì có thể thấy rằng, việc tự tổ chức sự kiện tưởng chừng như đơn giản nhưng thực sự với những đơn vị không có chuyên môn lại thật phức tạp. Một sự kiện thành công yêu cầu sự kết nối nhịp nhàng và hài hòa giữa tất cả các khâu. Chỉ cần một khâu, dù nhỏ nhất, sai tiến độ hoặc gặp trục trặc thì sự kiện cũng như chủ công ty, doanh nghiệp sẽ phải đối mặt với rất nhiều các rủi ro khác nhau.

Khi trở thành đối tác của các đơn vị tổ chức sự kiện, các doanh nghiệp sẽ được cam kết về sự thành công của sự kiện mà không cần tốn nhân sự cho việc tổ chức, tốn chi phí không đáng có.