Sự cố, hay rủi ro là những tình huống phát sinh bất ngờ khó có thể tránh khỏi trong bất kì sự kiện nào. Đây là điều không ai muốn xảy ra, nhưng dù cho đơn vị tổ chức có chuẩn bị kỹ lưỡng đến đâu thì cũng không ai có thể đảm bảo sự kiện không phát sinh những rủi ro ngoài dự kiến. Chính vì vậy, đơn vị tổ chức cần tính toán kỹ lưỡng và lường trước các tình huống để không bị động khi có sự cố xảy ra. Dưới đây là một vài sự cố thường gặp và cách xử lý.

Rủi ro về thời tiết

Rủi ro về thời tiết thường gặp phải đối với các sự kiện ngoài trời. Điều kiện thời tiết ảnh hưởng trực tiếp tới sự kiện, và đây là yếu tố không thể kiểm soát được. Đơn vị tổ chức có thể dựng nhà bạt để tránh khả năng mưa bất chợt. Tuy nhiên, nhà bạt có chi phí khá cao và khiến khả năng quay chụp bị hạn chế, đặc biệt là quay flycam, đồng thời với các sự kiện có đông người tham gia như các lễ hội âm nhạc… thì việc dựng nhà bạt cho toàn bộ khu tổ chức cũng không phải phương án tốt.

Đặc biệt, trời mưa lớn có thể ảnh hưởng đến các thiết bị kỹ thuật ngoài trời. Vì vậy đơn vị tổ chức cần có phương án che chắn các trang thiết bị, hoặc có thể dừng luôn chương trình nếu điều kiện quá xấu để tránh những trường hợp cháy nổ, rò rỉ điện gây ảnh hưởng đến tính mạng những người tham gia.

Biện pháp: Đơn vị tổ chức cần theo dõi sát điều kiện thời tiết của ngày tổ chức để kịp thời đưa ra các phương án, đặc biệt là khoảng thời gian 5-7 ngày trước sự kiện. Ngoài ra, đơn vị tổ chức nên chuẩn bị sẵn các phương tiện hỗ trợ như áo mưa, ô, mái che để không ảnh hưởng quá nhiều tới trải nghiệm của khách.

Bố trí sẵn các ô lệch tâm để phòng trường hợp mưa bất chợt

Rủi ro về kỹ thuật, trang thiết bị sự kiện

Các rủi ro có thể bao gồm: đèn đột ngột tắt, âm thanh không ổn định, màn LED chập chờn,…Những rủi ro này không chỉ khiến khách hàng cảm thấy không thoải mái, mà còn khiến đơn vị tổ chức bị đánh giá là thiếu chuyên nghiệp.

Biện pháp: Đảm bảo hệ thống điện 3 pha đủ cung cấp cho các thiết bị, trước giờ diễn ra sự kiện cần kiểm tra và tổng duyệt để kịp thời phát hiện lỗi nếu có. Trong sự kiện cần thường xuyên để ý các trang thiết bị để khi có sự cố thì phát hiện kịp thời và cho kỹ thuật sửa chữa.

Rủi ro về an ninh, an toàn

Trong các sự kiện đông người, đặc biệt là các sự kiện ngoài trời như các festival, lễ hội thì các sự cố: xâm nhập và quấy rối không mong muốn; trộm cắp; tình huống khẩn cấp; xung đột và bạo lực…rất dễ xảy ra.

Các sự kiện hoành tráng thường sử dụng một lượng lớn các hiệu ứng sân khấu: khói lạnh, pháo điện, pháo xoay, … mang theo nhưng rủi ro về an toàn. Thậm chí ở sân khấu cũng có rất nhiều yếu tố gây mất an toàn: kính, sàn sân khấu…

Sự cố ca sĩ Đông Nhi bị pháo khói phụt vào mặt khi đang giao lưu với khán giả

Sự cố sập sàn sân khấu tại chương trình Giọng hát Việt nhí

Biện pháp: Đối với những sự kiện quy mô lớn, thu hút cộng đồng thì việc xâm nhập hoàn toàn có thể xảy ra. Hệ thống camera giám sát là điều cần thiết, đồng thời chuẩn bị rào và công soát vé nghiêm ngặt để phòng tránh kẻ gian đột nhập. Ngoài ra thì các sự kiện tổ chức ở không gian công cộng cũng cần giới hạn không gian tổ chức và có đọi ngũ bảo vệ nghiêm ngặt để tránh tình trạng người dân tự do ra vào trong khu vực tổ chức, dẫn đến những hình ảnh không đẹp.

Đối với các hiệu ứng sân khấu, cần kiểm tra kỹ lưỡng và dự phòng đầy đủ các dụng cụ ứng phó khi có trường hợp xấu xảy ra. Quan trọng nhất là kỹ thuật viên điều khiển các hiệu ứng này cần có kỹ năng bài bản, được đào tạo đúng cách để có thể kiểm soát được các hiệu ứng này một cách tổ nhất.

Rủi ro về khách mời

Các sự kiện sẽ có số lượng khách tham gia nhất định, nhưng có trường hợp khách tham gia nhiều hơn hoặc ít hơn số lượng dự tính.

Giải pháp: Khi lựa chọn không gian tổ chức cần tính toán số lượng khách có thể chênh lệch. Nếu là sự kiện có dùng tiệc thì cần phải dự trù sẵn một số bàn tiệc dự phòng

Rủi ro về nhân sự sự kiện

Nhân sự sự kiện bao gồm MC, khách mời, nhân sự biểu diễn (vũ đoàn, ban nhạc, DJ…), nhân sự chạy chương trình, meida…. Các sự cố phổ biến có thể xảy ra là: muộn giờ, quên lịch, các lý do bất khả kháng không thể đến chương trình…

Biện pháp: Đơn vị tổ chức sự kiện cần phải chủ động nhắc nhở về thời gian tổ chức với các nhân sự, hẹn lại nhiều lần trước sự kiện. Ngoài ra thì các nhân sự cũng cần hải chủ động sắp xếp thời gian, lịch trình. Nếu trong trường hợp bất khả kháng thì đơn vị tổ chức cần gấp rút tìm người thay thế.

Các lưu ý để giảm thiểu rủi ro trong sự kiện

Các rủi ro có thể xảy ra trước, trong và thậm chí là sau sự kiện. Vì thế, đơn vị tổ chức cần lưu ý nhưng điểm sau để hạn chế tối đa có thể rủi ro:

• Cần có kế hoạch chi tiết cho sự kiện, bao gồm cả dự trù các tình huống có thể phát sinh và phương án xử lý.
• Lựa chọn đối tác tin cậy: Lựa chọn các nhà cung cấp có uy tín, kinh nghiệm và đã làm việc nhiều lần sẽ làm giúp đơn vị tổ chức yên tâm hơn, giảm rủi ro trong sự kiện.
• Kiểm soát an ninh, an toàn
• Kiểm tra kỹ thuật
• Hợp đồng rõ ràng, đặc biệt là các diều khoản liên quan đến rủi ro và bồi thường

KẾT LUẬN

“Người tính không bằng trời tính”, các sự cố trong sự kiện xảy ra “muôn hình vạn trạng” mà không ai có thể nghĩ tới hết. Đơn vị tổ chức sự kiện cần lưu ý các biện pháp nêu trên, đồng thời phối hợp với phía khách hàng để đảm bảo giải quyết nhanh gọn các tình huống.