Event brief, hay còn gọi là bản mô tả kế hoạch sự kiện, đóng vai trò là cầu nối quan trọng giữa khách hàng và event agency, giúp đảm bảo sự thống nhất trong cách hiểu và triển khai sự kiện. Đây là một tài liệu tóm tắt toàn bộ các thông tin chi tiết và định hướng cốt lõi của sự kiện, bao gồm mục tiêu, yêu cầu và kỳ vọng của khách hàng.

1. Tại sao cần có Event Brief?

• Event Brief là bản tóm tắt những thông tin về sự kiện dự định tổ chức, có thể bao gồm: mục tiêu tổ chức, thời gian, địa điểm, ngân sách dự kiến…
• Bất kỳ sự kiện nào cũng cần có Brief, bởi đó là nền tảng để triển khai các công việc trong sự kiện.
  • Giúp Agency hiểu rõ nhu cầu của doanh nghiệp: Event Brief cung cấp cho Agency thông tin đầy đủ về mục tiêu, đối tượng mục tiêu, nội dung, thời gian, địa điểm, ngân sách, … của sự kiện. Từ đó, Agency có thể đề xuất các giải pháp phù hợp, giúp sự kiện đạt được mục tiêu đề ra. Brief cũng giúp thành viên nhóm của bạn đi đúng hướng và thông báo cho họ những gì cần phải làm.
  • Tránh các sai sót trong quá trình tổ chức: Event Brief là tài liệu tham chiếu cho cả doanh nghiệp và Agency trong quá trình tổ chức sự kiện. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể kiểm soát được tiến độ và chất lượng của sự kiện, tránh các sai sót không đáng có.
  • Giúp đo lường hiệu quả sự kiện: Event Brief bao gồm các tiêu chí đo lường hiệu quả sự kiện. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể đánh giá được hiệu quả của sự kiện sau khi diễn ra.

2. Event Brief gồm những mục nào?

Một Event Brief bao gồm những thông tin cơ bản:

• Thông tin về doanh nghiệp: Những thông tin cơ bản về công ty như: sứ mệnh, tầm nhìn, giá trị cốt lõi, nhận diện thương hiệu, sản phẩm/ dịch vụ mà công ty kinh doanh…
• Thông tin về sự kiện: Thông tin tổng quan như: ngày tổ chức, địa điểm mong muốn tổ chức, mục tiêu tổ chức, đối tượng khách hàng của sự kiện, thông điệp muốn truyền tải và ngân sách dự kiến sự kiện
• Yêu cầu với Agency: Mô tả các định hướng sáng tạo mà doanh nghiệp muốn hướng tới, yêu cầu về kỹ thuật, hậu cần, truyền thông, thời gian, chi tiết về báo giá
• Ngoài ra, Event Brief còn có thể có các thông tin cần có khác như: kế hoạch truyền thông, rủi ro và phương án dự phòng…

Kết luận

Một bản Event Brief chuyên nghiệp là nền tảng thành công cho bất kỳ sự kiện nào. Brief giúp xác định mục tiêu, đối tượng, ngân sách, địa điểm, và kế hoạch tiếp thị, tạo ra sự nhất quán và tập trung cho công tác tổ chức sự kiện. Hãy đảm bảo rằng Event Brief của bạn là một tài liệu chi tiết, đầy đủ thông tin, và được thực hiện một cách cẩn thận. Bằng cách này, bạn đã hoàn thành bước quan trọng đầu tiên để tổ chức sự kiện thành công và ghi dấu ấn trong lòng mọi người.

Nguồn: Backstageevent.com và stage.vn