Tổ chức sự kiện là công cụ truyền thông hiệu quả đối với chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp. Làm tốt công tác truyền thông giúp doanh nghiệp khẳng định được uy tín và vị thế trên thị trường. Tuy nhiên để có một quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp thì không phải doanh nghiệp nào cũng làm được. Với nhiều năm kinh nghiệm trong tổ chức sự kiện, CIB Media xây dựng nên quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp cho doanh nghiệp:
I: Tìm hiểu thế mạnh của doanh nghiệp
Xác định thế mạnh, sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp là bước cơ bản nhất trong quy trình tổ chức sự kiện. Nắm rõ thế mạnh, sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp giúp nhà cung dễ dàng lên ý tưởng cho việc tổ chức sự kiện, đưa ra thông điệp truyền tải hiệu quả hơn.
II: Lên ý tưởng cho sự kiện
Lên ý tưởng là gia đoạn quan trọng đánh giá và khẳng định sự chuyên nghiệp của đơn vị tổ chức sự kiện. Ý tưởng cho sự kiện thể hiện nét đặc trưng riêng biệt của doanh nghiệp, đáp ứng công việc truyền thông, đổi mới, tư duy và không đi theo một hay học hỏi từ các doanh nghiệp khác.
Thông thường đơn vị tổ chức sự kiện sẽ xây dựng ý tưởng, chủ đề cho sự kiện dựa vào lĩnh vực hoạt động, các sản phẩm, dịch vụ chính của doanh nghiệp.
III: Trình bày ý tưởng, phối cảnh
Việc trình bày ý tưởng, xây dựng phối cảnh thể hiện sự chuyên nghiệp của đơn vị tổ chức sự kiện, việc thực hiện ý tưởng sẽ diễn ra dễ dàng và trôi chảy khi xây dựng được phối cảnh.
IV: Hoạch định ngân sách
Đơn vị tổ chức sự kiện sẽ liệt kê đầy đủ các hạng mục, giá cả, số lượng các thiết bị, sân khấu, đạo cụ,… của sự kiện. Tiếp đó, công ty sẽ có một bảng báo giá cụ thể, minh bạch, rõ ràng gửi tới doanh nghiệp.
V: Lên kịch bản, timeline chương trình
Việc lên kịch bản khung, timeline chương trình giúp đơn vị tổ chức sự kiện hoạch định từng bước đi, cũng như giúp doanh nghiệp nắm bắt được các bước trong tổ chức sự kiện. Từ đó giữa đơn vị tổ chức sự kiện và doanh nghiệp phối hợp tổ chức thành công sự kiện.
Với bài viết quy trình tổ chức sự kiện của CIB Media sẽ giúp quý vị có thêm hiểu biết, lựa chọn được những công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp với mức giá hợp lý.
