TỔNG HỢP QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN TỪ A ĐẾN Z

Trước vào tìm hiểu “Quy trình Tổ chức kiện” phải hiểu “SỰ KIỆN” nghề “ TỔ CHỨC SỰ KIỆN” có trước tiên.

1. Khái niệm “SỰ KIỆN”

Sự kiện (Event) hoạt động có chủ đích diễn thời điểm định, địa điểm định, tập trung ý tưởng nguồn lực để truyền đạt thông điệp xác định đó, tạo ý thu hút quan tâm đối tượng tham gia. Trong Marketing, Event định nghĩa hoạt động Marketing liên quan đến kiện mang tính giáo dục, quảng bá sản phẩm hay định vị ưu thế sản phẩm, thương hiệu thị trường.

2. Tổ chức kiện ?

Tổ chức kiện thực chất việc tổ chức thực phần việc cho “SỰ KIỆN” diễn ra, từ bắt đầu hình thành ý tưởng cho đến kết thúc.

Tổ chức kiện tổ chức hoạt động lĩnh vực xã hội, thương mại, kinh doanh, giải trí, thể thao,… thông qua hình thức hội thảo, hội nghị, họp báo, triển lãm, lễ hội, … nhằm mục đích truyền thông điệp mà người làm kiện muốn công chúng nhận thức được.

Ở nước phát triển tổ chức kiện xem ngành, nghề đặc thù. Vì thế, họ có hệ thống lý luận nghề nghiệp tương đối đầy đủ chặt chẽ

3. Quy trình tổ chức kiện

Bao gồm 6 bước quy trình tổ chức kiện:

Bước 1: Nhận thông tin từ khách hàng/cấp (Briefing)

Thông qua bước nhận thông tin từ cấp (đối với người làm Event cho cơng ty mình(In house Event) hay Khách hàng (đối với Event Agency), người làm Event có thông tin như: Mục đích, lý tổ chức kiện, thời gian, số lượng tham gia, đối tượng tham dự, yêu cầu Event… từ đó xác định hướng cho công việc tổ chức kiện của mình.

Bước 2: Hình thành Concept và Theme

Concept ý tưởng chủ đạo kiện, thường người làm Event ví “linh hồn Event” bước hình thành Concept cho Event quan trọng Sau có Concept, người ta phát triển Theme (Chủ đề Event), hiệu ứng phần nhìn thiết kế sử dụng chương trình, việc trang trí, hoạt động Event cho phù hợp với Concept định Nói thêm Theme, nếu Concept “Linh hồn” Theme “Diện mạo” Event Theme chi phối toàn nội dung hoạt động Event.

Để có Concept Theme, người ta phải dựa thông tin Đặc điểm sản phẩm, thông điệp sản phẩm, văn hóa hành vi tiêu dùng khách hàng, mục tiêu truyền thông kiện.

Bước 3: Viết kế hoạch (Planning proposal)

Từ Concept, người ta phát triển nhiều Ý tưởng (Idea), nhiên Ý tưởng phải xoay quanh ý tưởng chủ đạo Concept Và sau phát triển ý tưởng người ta phác thảo kế hoạch (proposal) dựa Ý tưởng đó.

Bước 4: Thuyết trình kế hoạch (Proposal Presentation)

Sau có tay kế hoạch, thiết kế dự toán ngân sách cho việc tổ chức kiện, bắt đầu cho bước Gặp khách hàng/Cấp để Present (thuyết trình) kế hoạch Thông qua việc thuyết trình, phải làm cho người nghe hình dung tiến trình thực kế hoạch thế nào, mức độ khả thi Nếu kiện mà thuyết trình đáp ứng mong đợi họ, yêu cầu tổ chức, mức độ khả thi, chi phí, họ chấp thuận cho ta tiến hành.

Bước 5: Tổ chức triển khai (Execution)

Để tổ chức triển khai kế hoạch, đòi hỏi ta phải có nhân thực. Nếu người công ty, cần huy động Team/phòng ban mình, nhờ hỗ trợ phòng ban khác để thực hiện, đôi khi phải thuê những cá nhân, tổ chức ( freelancer) hỗ trợ thực hiện. Nếu Agency, việc hẳn có quy trình riêng có nhân phân công phụ trách phần dựa chuyên môn của chính Agency bao gồm:

Bộ phận Phụ trách khách hàng (Account), phần Thiết kế (Design), Bộ phận Ý tưởng (Creative), Bộ phận Sản xuất (Production), Bộ phận Tài chánh (Finance), Bộ phận truyền thông đối ngoại (PRMedia)

Trước kiện (Pre-Event) có nhiều hạng mục cần phải tiến hành: Từ khảo sát địa điểm, xin giấy phép, thiết kế, sản xuất cho đến thuê nhân sự, giải trí văn nghệ, dàn dựng lắp đặt (set up), truyền thông cho chương trình, xếp việc mời khách, phương tiện lại, (nếu có), tổng duyệt (rehearsal) phải thật chu đáo nghiêm túc để hồn thành Ngồi phải dự phòng rủi ro, cố xảy để có biện pháp ứng biến phù hợp.

Trong kiện (At-Event), với vai trò Trưởng dự án, bạn đầu não huy hoạt động Một người huy tốt biết cách vận hành guồng máy của mình suôn sẻ, đem lại một Event làm hài lòng người tham dự lẫn Công ty/Khách hàng.

Mọi việc chưa phải kết thúc mà có núi công việc cần giải quyết sau Event (Post-Event): Ngay trường, phải thu dọn, bàn giao địa điểm cho chủ địa điểm, trả lại thiết bị, vật dụng thuê mua từ nhà cung cấp, phải nhóm làm Event (Event team) ăn mừng sau tổ chức thành công.

Bước 6: Đánh giá, tổng kết báo cáo (Evaluation and Report)

Một vài ngày sau phải làm việc sau để gửi báo cáo tổng kết cho khách hàng tổng kết, quyết toán với công ty:

Quyết tốn chi phí, hạng mục phát sinh thêm bớt, tính tốn thù lao, thưởng phạt cho nhân chương trình.

Tổng kết lại làm được, chưa làm được, đo lường hiệu chương trình: người tham dự, người đăng ký mua hàng (nếu có), phản hồi họ

Công tác quảng cáo, truyền thông: Bao nhiêu banner treo, tờ phơi phát, phát đâu, PR đưa lên báo, Các hình ảnh báo cáo, link đính kèm

Trong Event team cần tổ chức họp tổng kết, rút kinh nghiệm sớm tốt sau Event điều quan trọng để có Event tiếp theo cải thiện theo chiều hướng tốt như trải qua tất công đoạn việc tổ chức kiện.